IT・情シス部門・DX推進の管理職の皆様にとって、現場業務の効率化や管理負担軽減は重要課題となっています。しかし、次のような困りごとはありませんか？
• 点検業務がアナログなままで、DX化の優先順位が下がりがち。
• 導入コストや社内調整の手間が障壁となり、進められない。
• 現場の属人的な運用を変える方法が見つからない。
今回は2025年02月13日(木)に開催した「情シス主導で実現する現場DX！ 点検業務効率化と報告精度を 劇的に向上させる方法」と題したウェビナーの内容をご紹介いたします。
点検業務とは何か
まず最初に、『点検業務とは何か』についてお話しします。皆さま、普段の業務の中で『点検業務』と聞くと、どのようなイメージを持たれるでしょうか？
例えば、建物や設備の定期点検、機械のメンテナンス、安全管理など、さまざまな業務が思い浮かぶかと思います。実際に、点検業務とは、建物や設備、機械などが安全に利用できる状態を維持するために行われる業務全般を指します。皆様の業務の中にも、こうした点検業務が含まれているのではないでしょうか。
これらの点検業務は、私たちが安全で快適な生活を送るために、とても重要な役割を果たしています。適切な業務の実施により、事故や災害を未然に防ぎ、建物や整備、機械の寿命を延ばすことができます。しかしながら、こうした点検業務は、手作業が多く、アナログな管理方法が主流となっているケースが多いのが現状です。例えば、点検記録を紙で管理していたり、写真を手作業で貼り付けたりといった作業が発生している企業様も多いのではないでしょうか？このような課題に対して、ICTやDX（デジタルトランスフォーメーション）を活用し、業務を効率化することが重要になってきています。
点検業務DX化の課題と解決法
点検業務には、2つの大きな課題があります。
業務プロセスにおける課題
まず、業務プロセスの課題についてお話しします。皆さんの実際の業務の流れを思い出してみてください。点検業務は、大きく、記載のようなプロセスで進んでいきます。
初めに、管理者の方が、作業者に「点検してください！」と依頼を行います。
次に、作業者の方が現場で点検を行い
点検が終わったら事務所に戻り、報告書を作成を行います。
完成した報告書を管理者が受け取り、ミスがないか確認します。
一見、スムーズに進んでいるように思えますが、実はこの流れの中で、さまざまな課題が発生しています。今回はその中での3つ課題についてお話いたします。
①作業ミスが発生する②進捗確認できない③報告書の作成・確認に手間がかかる
それぞれの課題について京セラみらいエンビジョンが提供する点検業務クラウドサービス「SmartBee(スマートビー)」での具体的な解決法をご紹介します。
①現場の作業ミスを削減したい
点検業務の中で、下記のようなことに悩まされた経験は一度はあるのではないでしょうか。
・チェックリストの記入ミスが発生
・点検項目が多くてうっかり抜け漏れが出てしまう
・必要な写真を撮り忘れてしまった
私も現場の方とお話をすると「忙しい中、いろいろなことを同時にやっていると、ミスは防ぎようがないんです」というお声をよくお聞きします。
なかなか防ぐのが難しいヒューマンエラーを削減し、現場に行く手戻りをなくすためにSmartBeeを活用すると大きなメリットがあります。
SmartBeeでは結果の入力方法が簡単・豊富なため、作業漏れ防止や現場で点検作業を完結することができます。作業結果の登録を、現場の担当者が作業を実施しながらアップロードしていきます。作業ステータスは「未入力・完了」で2つに区分けされておりますので、一覧で確認することができます。作業が完了するまでは、完了ボタンを押すことができない機能を備えており、作業漏れを防止します。また、入力項目は選択式のため、入力ミスを防止します。
これによって導入していただいた企業様からは標準化されたチェックリストやミスを防ぐためのエラーを示す機能が品質向上につながっており、現場で点検作業が完結するため現場担当の6割の方が報告書の作成時間が短縮されたとのお声をいただいております。
②タイムリーに進捗把握したい
作業の進捗を確認するのに、 「あの現場、今どのくらい進んでるのかな？」と、毎回電話やメールで確認したり、「 『報告書が届くまで、作業が終わったか分からない...」、「点検対象が多すぎて、進捗管理が大変すぎる！」といった手間がかかっていませんか？
こういったお声は管理者の方からよく聞く話です。実際、現場の方からも、もっと簡単にどの作業がどのくらい終わったかタイムリーに把握できる仕組みが欲しいというお声をよくお聞きします。
SmartBeeでは進捗状況をリアルタイムで可視化する機能を提供しています。作業結果をクラウド上にアップロードすると管理者はすぐ、円グラフで進捗を一目で把握することができます。これにより手戻り作業の減少が見込めるため業務の品質向上にも寄与しています。
実際に導入していただいた企業様からは、「リアルタイムに情報共有ができ、作業と報告を円滑に進められるようになった」、「わかりにくかった現場のチェックができるようになった」と高評価をいただいております。
③報告書の作成・確認業務の工数を減らしたい
点検業務が終わった後、報告書を作成するのにどのくらいの時間がかかっていますか。紙で点検作業を行っていると管理者は紙の書類の管理が大変、デジタル化する際にミスが発生、結果を集計するのが手間といった課題が出てきます。そのためペーパーレス化し自動で報告書の出力と集計をしたいという声を多くいただきます。
SmartBeeでは、報告書の自動生成機能を提供しております。現場作業を終えた担当者がクラウドへ作業結果アップロードするだけで、報告書が即出力可能となっています。
導入企業の中には、2か月かけて行っていた集計作業が、2週間に短縮されたという事例もございます。
導入検討における課題課題
次に実際にシステムを導入する際に出てくる①予算の問題②検討する余裕がない課題について解決方法もあわせてご紹介します。
①コストを抑えて電子化したい
・初期費用やランニングコストを抑えたい
・料金体系が複雑で、どのくらいのコストがかかるのか分かりにくい
・ユーザーごとの課金制だと、コストが増えてしますのではないか。
こうした不安をよくお聞きします。
SmartBeeでは、初期費用10万円、月額の料金は容量40GBまでが5万円と、シンプルかつ低コストで利用可能です。さらに、データ容量に応じた従量課金制のなので、ユーザー数にとらわれず、業務の規模に合わせたコストを最適化することができます。また、Webアプリを利用するため、アプリケーションのダウンロードが不要です。そのため、デバイス依存がなく、新たにデバイスを購入することなくご利用いただけます。
②検討する余裕がない
・日々の業務が忙しくて、システム導入を検討する余裕がない
・新しいツールの導入は手間がかかりそうで不安
・現場の作業員が受け入れてくれるか分からない
・導入時に、設定や操作方法のサポートがあるのか不安
・トラブルが起きた時に、すぐに対応してもらえるのか不安
このような理由で、DX化が進まないケースは非常に多いです。
SmartBeeは、操作性がシンプルなため、ITが苦手な方でもすぐにご利用いただけます。
実際に導入された企業様からも「思っていたよりスムーズに現場に定着した」と喜びの声を多くいただいております。また、SmartBeeはサポート体制に強い自信があります。
システムを導入しても、使いこなせなければ意味がありません。お客様が安心してお使いいただけるよう、充実したサポートを、すべて無料でご提供いたします。
導入事例
今回ご紹介するのは、全国に7,000台以上の証明写真機を管理している企業様の事例です。この企業では、点検業務に関して、こんな悩みを抱えていました。
・点検作業が正しく行われているのか証跡が残らず、管理者が確認できない
・完了報告が紙面で、集計作業に手間と時間がかかっている
・点検作業はしっかり行われているのに、管理側がそれを把握するのに膨大な時間と労力がかかっている。
そこで、こちらの企業様ではSmartBeeを導入し、点検業務をデジタル化しました。
導入後の成果・効果については
・完了書の集計にかかる工数が削減され、時間の有効活用や人件費の大幅な圧縮に寄与している
・画像付きの報告書をスピーディに集め、効率よく集計する仕組みを構築
とのお声をいただいております。
おわりに
今回は、SmartBeeによる点検業務のDX化についてご紹介しました。昨今、話題となっております「時間外労働の上限規制」によって、現場の管理や労務のルールが大きく変わろうとしています。人手不足の中、法改正後の労務ルールを順守しつつ、現場の生産性を向上させるためには、「現場」と「バックオフィス」両方の業務効率化が必要不可欠となります。さらに、事業継続の観点で、人材育成も欠かせない取り組みのため、新たなビジネス戦略を検討する際に、ITツール導入を前向き検討されてみてはいかがでしょうか。
DX化は、特別なスキルや高度なIT知識がなくても、すぐに始められる時代です。
SmartBeeは、誰でも簡単に使え、すぐに業務改善につながるツールですので、是非一度ご検討をお願いします。
ウェビナー資料
SmartBee
作業項目や現場情報の一括管理を可能にするクラウドサービスです。
SmartBeeを導入すれば、管理業務の負担が減るばかりでなく、点検現場の状況をリアルタイムで把握でき、ミスやコスト削減につながります。
