売掛金の回収はいつ？ いくら？
僕は製造業の会社に勤める入社10年目の経理担当です。僕の働いている会社では、いつまでにいくらの売掛金が回収できるのか、適切な売掛金管理を目的に売掛金台帳（リスト）を作って管理しています。このリストには請求済であるかどうかと、入金予定日の記載が必要なのですが、手作業でやらないといけないことがあり作成に苦労していました。
この売掛金台帳を作るには、債権システムから当月末までの売掛金の一覧を抽出しますが、別のシステムで請求書を発行しているので、この売掛金一覧には請求に関する一連の情報（入金予定日や請求番号）が反映されていません。そこで、前月末時点で作成し管理していた売掛金台帳に記載していた請求に関する一連の情報を、改めて当月末時点の売掛金一覧へ反映する必要がありました。取引の多い会社であれば当然複数の案件があり、似たような案件も計上されたりして間違えやすいため、案件毎に発番される固有の11桁の納品書番号をキーに紐づけし、転記しなきゃいけませんでした。これが、毎月2,000～3,000件ぐらいあるので、かなり大変です。前月末に作成した売掛金台帳からの転記が完了した後は、営業担当者別や取引先企業別、合計と明細を記載した売掛表を作成し、ここまで作業してようやく元となるデータができました。
しかし、まだ終わりではありません。売掛金や請求書の発行は日々行っていますので、その都度、当月発生した売掛金と請求済みの売掛金の入金予定日を売掛金台帳に埋めなければいけません。当月分については、請求書管理簿に記載されている入金予定日を、12桁の受注IDをキーに売掛金一覧に転記していくんですが、これも毎月200件ぐらいあって手間がかかっていました。
このような対応を日々行うことで月末には、当月末時点での入金予定日が記載された売掛金台帳ができ上がり、いつまでにいくらの売掛金が回収できるのか見えるようになります。
このように毎月月初に、11～12桁の番号を確認しながら2,000～3,000件の情報を売掛金台帳に転記していくのは、正直かなり大変でした。さらに、11桁や12桁もの番号を手入力で紐付ける際に避けられない「人的ミス」のリスクです。たった一つの入力ミスが、売掛金の回収遅延や顧客からの信頼失墜に繋がりかねません。月末の繁忙期には、この作業が経理担当者の大きな精神的負担となっていました。
しかし、この作業をAlteryxで設定したら、たったの10秒でできるようになり、時間短縮だけでなく「データ精度向上」「リアルタイムな状況把握」「本来業務への集中」といった副次的な効果もありました。
本記事では業務を効率化した方法をご紹介します。この記事が経理DX推進の一助となれば幸いです。
売掛金台帳の作成が1.5時間から10秒に短縮
ステップ① 売掛金台帳から売掛金一覧へ、請求に関する一連の情報を転記
債権システムから抽出した当月末までの売掛金の一覧と前月末時点で作成し管理していた売掛金台帳をAlteryxに読み込ませます。固有の11桁の納品書番号をキーに請求に関する一連の情報を売掛金一覧へ転記させます。
請求に関する一連の情報を反映した売掛金一覧から、営業担当者別や取引先企業別、合計と明細を記載した売掛表が作成されます。
Alteryxは、ドラッグ＆ドロップの直感的な操作で、債権システムからの売掛金データと、過去の売掛金台帳データを瞬時に結合します。この際、複雑な条件設定も視覚的に行えるため、11桁の納品書番号という多数のキー項目での正確なデータマッチングが、まるで魔法のように自動で完了します。これにより、これまで人手に頼っていた膨大な転記作業は不要となり、ミスのリスクも完全に排除されます。
ステップ② 請求書管理簿から、売掛金回収が未対応の案件の請求に関する一連の情報を転記
次に、当月発生した売掛金の情報を売掛金一覧に反映させるために、請求書の発行があった際に、請求書管理簿と売掛金一覧をAlteryxに読み込ませます。請求書管理簿には売掛金の回収状況が記載されているため、そこから未対応の案件のみ拾い、受注IDをキーにして請求に関する一連の情報を売掛金一覧に転記させます。
これで売掛金台帳ができ上がりました。この設定により、毎月手作業で行っていた2,000～3,000件の情報の転記がたったの10秒でできるようになりました。一度Alteryxで仕組みを作れば、毎月の作業は「実行」ボタンを押すのみになり、月末の繁忙期の精神的負担も軽くなりました。
膨大なデータから情報をコピーペーストする作業は、Alteryxの得意分野です。
Alteryxが経理財務DXを加速させる３つの理由
Alteryxは実際に経理財務の効率化に使えるだけでなく、次のような導入メリットがあります。
① 既存システムとのシームレスな連携: 会計システム、請求システム、CRMなど、様々なシステムからのデータを簡単に統合することができます。
② 経理担当者自身でデータ活用・自動化を推進可能: プログラミング知識不要の直感的なUIで、経理財務部門の担当者が自律的に改善サイクルを回していくことが可能です。システムを構築する人と実際に業務を行う人が違うと、認識にずれがあり実際に使うのは難しいといったことが出てくるかと思いますが、業務担当者自らがシステムを効率化することで現場で使いやすいシステムを運用することが可能になります。
③ 高い精度と再現性で「ミスゼロ」を実現: 自動化されたワークフローにより、属人化やヒューマンエラーを排除し、常に正確なデータを提供できます。ミスがなくなるだけでなく、ミスをしてはいけないといった精神的なストレスも解消され、他の業務に時間を使うことができます。
京セラみらいエンビジョンはAlteryxのツール販売だけでなく、ワークフローの作成等サポートも実施しております。また、経理財務部門への導入実績が多いため、部門の知識も豊富です。DXを始めたいが何をすればよいかわからない方は無料相談もありますので、お気軽にお問い合わせください。
データ活用は京セラみらいエンビジョンにお任せください！
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