給与仕訳業務のひと手間
僕は製造業の会社に勤める入社10年目の経理担当です。僕の会社では、給与の支払い処理と仕訳作成を経理が行うんですが、管理会計を導入しているため給与仕訳を部門別に進めなければならず、ひと手間かかっています。
まず、給与仕訳に必要な当月の元データを人事部門からもらいます。ファイル内には基準内賃金、基準外賃金、残業代、通勤手当、家族手当などの給与に関する項目が30項目程並んでいて、部門ごとにそれぞれの項目に金額が入力されています。部門は50以上あるので、ファイルには1,000以上の金額が入力されています。
この部門ごとにまとまっている金額を、項目ごとに仕訳変換用のエクセルに貼り付けていきます。このエクセルのセルには関数が入力されていて、項目の内容に応じて仕訳が作られます。仕訳が作られたら、会計システムに取り込んで完了です。
ただ、データの中には金額が空欄の部門もあるため、貼り付け前にファイル内を確認しなければなりません。項目ごとに50以上の部門を一つひとつ確認して、データを整理してから貼り付けをしていきます。
給与仕訳は毎月の業務なんですが、このひと手間が何とかならないかなぁと思っていました。そこでAlteryxを使ったところ、これまで2時間かかっていた給与仕訳の業務が、２秒でできるようになりました。これからその方法を紹介しますね。
毎月2時間の給与仕訳業務が2秒で完了
ステップ① Alteryxにデータを読み込ませる
まず初めに、Alteryxに次の3つのデータを読み込ませます。一つ目は、人事部門からもらった給与の元データです。これには、給与に関する項目と金額、部門コードが入っています。二つ目は、給与に関する項目と経理の勘定科目を紐づける一覧表のデータです。三つ目は、仕訳のパターンをまとめたデータです。このデータには、勘定科目・内容ごとで借方と貸方にどのように仕訳入力するのかがまとめられています。
(補足：二つ目と三つ目のデータについては、初回に作成して以降は項目の追加や修正がない限り同様のものを使用します)
ステップ② Alteryxが仕訳を作成。会計システムへの取り込みファイルも出力
3つのデータを読み込ませると、後は自動でAlteryxが仕訳を作ってくれます。まず、Alteryxが人事の元データに入力されている給与に関する項目を勘定科目に置き換えます。次に、置き換えた勘定科目から仕訳のパターンに従って、仕訳を作ります。最後に、会計システムに取り込むためのファイルも出力してくれます。
これで給与仕訳のデータができ上がったので、会計システムに取り込んで終了です。これまで給与仕訳業務には、毎月2時間ぐらいかかっていたのですが、今ではAlteryxが2秒で完了してくれるようになりました。Alteryxは定型の業務を自動化するのが得意です。毎月やらなければならない定型的な業務があれば、ぜひ一度ご相談ください。
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