多くの企業にとって、日々の営業活動における受注進捗の正確な把握は、売上目標達成の重要な鍵です。しかし、「システム上のリアルタイム性不足」「データ集計の煩雑さ」といった課題に直面し、月末になって初めて目標との乖離に気づくケースも少なくありません。このような状況は、営業部門全体の「数字への意識」の低下や迅速な意思決定の妨げとなり、まさに「営業DX」が求められる領域です。
京セラみらいエンビジョンもまた、日々の受注管理において同様の課題を抱えていました。システムへの受注登録後、承認待ちの間は実績として数字に反映されず、各担当者が個別に採算表や案件管理表で進捗を追う状況になっており、結果として、月末に最終実績が判明した際、想定と違う予定未達成が発覚し、営業責任者が管理方法に頭を悩ませることも少なくありませんでした。そこで、この状況を改善すべく、営業のバックオフィス部門では日々の受注進捗を正確に把握するため、毎日受注実績の集計作業を実施することにしました。しかし、この集計作業に毎日30分もの時間を要し、月末の繁忙期にはさらに負担が増大していました。この非効率な状況を抜本的に改善し、真の「営業DX」を実現するため、データ分析ツールのAlteryxを活用するに至ったのです。
本記事では、京セラみらいエンビジョンの営業バックオフィスが、Alteryxを活用して受注管理業務をDX化し、毎日正確な数字の管理をわずか5秒で実現した具体的な方法をご紹介します。
■日々の受注進捗率管理業務に潜む課題
システムから受注登録データをダウンロードし、部門ごとに受注登録金額を集計し、その月の予定していた金額に対して進捗率がどれくらいかを毎日集計しています。この作業には次のような課題がありました。
①複数のCSVデータを集計
案件の担当者ごとにシステムに受注を登録しているため、複数のシステムから受注データをダウンロードする必要があります。これらのデータを1つにまとめるだけでも地味に手間がかかっていました。
②CSVデータは合計で1,000行以上
集計するデータは1つのCSVだけでも300行以上あることもあり、CSVではデータが扱いづらくなっていました。
③ルーティン作業が精神的な負担に
作業自体は単純ですが、毎日ルーティンのようにやるには精神的な負担になっていました。特に受注の締めが近づいてくると、バックオフィスのメイン業務である受注登録作業やその他事務作業が増えるため、「集計しなきゃ」という気持ちが見えないストレスに繋がっていました。
これらの課題を解消するために、大量のデータの集計作業を得意とするAlteryxを使うことにしました。
■受注実績の集計をボタン一つで完了！
Alteryxは一度フローを作成すれば繰り返し使うことができ、ノーコードで仕組みを作れるため、バックオフィスの担当者がワークフローを作成することができました。
やりたいことは、「複数のCSVデータを1つに集計」「部門(課単位)ごとに受注実績数を合計」「統括部の合計金額の算出」「予定との差額と遂行率を計算」「表にする」でした。
これを実際のAlteryxのワークフローに落とし込むと次のようになります。
並べられているアイコンが多いため、一見複雑に見えるかもしれませんが、言語化したやりたいことをそのままアイコンに落とし込めば作成することができます。
これが作成出来たら後は毎日「実行」ボタンを押すだけ、わずか5秒で集計が完了になります。集計の元となるデータは、受注登録を実施したら各営業のバックオフィスの担当者が指定のフォルダに置くだけで、他に作業は発生しません。これにより毎日30分かかっていたルーティン作業から解放されました。
また、集計した受注の進捗状況を営業内で展開することで、本来の目的である正しい受注進捗率を営業メンバー全員が知ることができ、予定達成に向けた営業内の数字の意識が高まりました。営業の責任者も早めに予定から大幅に遅れている原因や本当に予定を達成できそうなのか等をヒアリングし、月末に予定を達成していないことが発覚することはなくなりました。
■なぜAlteryxがよかったのか
集計作業が得意なAlteryxは今回のような業務の効率化にはぴったりでした。改めてAlteryxで良かった点をまとめると次のようになるかと思います。
①複数のデータを簡単に1つに集約可能
「複数のファイルを開いて1つのまとめる」という作業そのものがなくなり、Alteryx上で簡単にデータを1つに集計することができるようになりました。
② 30分かかっていた業務がわずか5秒に短縮
たかが30分かと思うかもしれませんが、1週間で2.5時間、月の半分実施するため月5時間、年間60時間費やしていた業務が、99.7％時間削減されました。
③ 本来の目的である正しい受注進捗の把握と「営業DX」の実現
Alteryx導入により、日々の受注進捗が正確かつリアルタイムに把握できるようになりました。これにより、営業責任者は早期に目標達成に向けた施策を検討・実行でき、営業メンバーも自身の数字に対する意識を高めることができました。これは単なる業務効率化に留まらず、データに基づいた迅速な意思決定と、組織全体の営業力強化という「営業DX」の本質的な価値を実現した事例と言えます。
■【京セラみらいエンビジョン】Alteryxで実現する「営業DX」支援
データの集計作業に課題をお持ちの方はAlteryxで業務の効率化が可能です。毎日や毎月のルーティン作業時間が格段に削減され、本来集中すべき業務に時間を当てることが可能になります。また、プログラミングの専門知識が不要なため、各部門の担当者自らが業務の効率化を実現することができます。
京セラみらいエンビジョンは、本記事でご紹介したようにAlteryxを活用した営業バックオフィス業務の効率化・DXを自社で実現してきました。その経験とノウハウを活かし、Alteryxのツール販売だけでなく、お客様の具体的な業務に合わせたワークフローの作成サポートまで一貫してご支援いたします。経理財務、人事、マーケティングなど営業部門以外のAlteryx導入実績も豊富にございますので、部門横断的なDX推進が可能です。
「営業の受注管理業務を効率化したい」「データ活用で営業力を強化したいが、何から着手すれば良いか分からない」といったお悩みをお持ちの企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。無料相談も承っております。
※ 「Alteryx（アルテリックス）」は、Alteryx, Inc.の商標または登録商標です。
※ 京セラみらいエンビジョンは「Alteryx」の販売代理店です。
その他当サイトに掲載の製品・サービス名および会社名は、各社の商標または登録商標です。
データ活用は京セラみらいエンビジョンにお任せください！
京セラみらいエンビジョンはデータ活用をサポートしています。プログラミング不要で誰もがデータ分析を行えるセルフデータ分析ツール「Alteryx」の導入や導入後の活用支援までサポート致します。導入を検討の方は是非お問い合わせください。
Alteryx
セルフサービスデータ分析ツールの決定版です。分析の前処理から機械学習による分析出⼒までを、ノンプログラミングで⾼速に処理します。
詳細を⾒る
