社長報告用の資料作成
経理担当者にとって、月初はまさに「戦場」です。特に社長報告用の資料作成は、会計システムからのデータを加工し、決められた形式に落とし込む作業の連続。毎月月初3稼働日までに提出が義務付けられ、課長・部長の確認を経て修正が入ることも考えると、この作業が月初最大のタスクとなります。今後の経営戦略に関わる極めて重要な資料だからこそ、絶対に間違いは許されません。
分析資料を作るにはまず、社内のシステムから当月と前月1か月分の会計の数字をダウンロードして、社長報告用のBS とPLの定型の書式に落とすのですが、ダウンロードしたデータのままでは使えません。そのため一度、ダウンロードしたCSVデータをエクセルの作業用シートにコピペする作業が発生します。ダウンロードしたCSVファイルは10個にも及び、それを一つずつ開き、必要な数字をエクセルの作業用シートにコピペする。この単純作業の繰り返しが、常にヒューマンエラーのリスクと隣り合わせでした。わずかなコピペミスが報告書全体の信頼性を揺るがし、手戻り作業でさらに貴重な時間を浪費する悪循環に陥ることも少なくありませんでした。まさに、神経をすり減らす作業の連続だったのです。
このBS とPL の作成ですが、Alteryx(アルテリックス)を導入したら、たったの7.7秒でできるようになったんです。さらに、数字の確認もできるので、正確性も担保されています。Alteryxを導入後は、資料作成で神経をすり減らすこともなくなり、数字の分析に集中できるようになりました。
本記事ではAlteryxでBS とPL の作成業務を効率化して、経理財務ＤＸを推進する方法をご紹介します。
なぜAlteryxが選ばれるのか？
多くの企業が業務効率化のためにRPAツールやBIツールを検討されています。しかし、Alteryxが特に経理財務部門で選ばれる理由は、「データプレパレーション（データ準備）」における圧倒的な強みにあります。
一般的なRPAツールがマウス操作やキーボード入力といった「定型的な操作の自動化」を得意とするのに対し、Alteryxは「複数の異なるデータソースからのデータ収集、複雑な条件に基づく整形・加工、そして統合」という、RPAツールでは対応が難しいデータそのものの処理に真価を発揮します。また、BIツールが「データの可視化や分析結果の提示」に優れている一方で、Alteryxは、その分析を行う前の「データ準備プロセス」を驚くほど高速かつ正確に自動化します。
今回の社長報告書作成のように、複数の会計システムからダウンロードしたCSVデータを結合し、特定の条件で抽出し、Excelのフォーマットに合わせて整形するといった、複雑なデータ加工はまさにAlteryxの得意とするところです。データサイエンスの専門知識がなくても、直感的なインターフェースでコードレスにこれらの作業を自動化できるため、経理財務の専門家が自らデータ活用を推進できる点が、Alteryxが選ばれる最大の理由となっています。
1.5時間の作業が7.7秒に短縮。しかも正確性も担保する方法。
ステップ① ダウンロードしたデータから該当の数値をコピペ
まず初めに、BSとPLを作成するために必要な数値のコピペをAlteryxに実行させます。Alteryxにコピー元ファイルの該当のセルを参照させ、作業用シートの該当のセルに貼り付けさせます。
コピー元のファイルは前月と当月の「貸借対照表 資産」「貸借対照表 負債・純資産」「損益計算書」「製造原価報告書」「販売費及び一般管理費」の合計10ファイルです。「貸借対照表 資産」「貸借対照表 負債・純資産」は当月残高をBS用の作業用シートに、「損益計算書」「製造原価報告書」「販売費及び一般管理費」は当月発生した数値をPL用の作業用シートに貼り付けさせます。
（表）コピー元ファイルとコピーする項目の、貼り付け先
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コピー元ファイル （前月・当月） |
コピーする項目 | 貼り付け先のファイル |
| 貸借対照表 資産 | 当月残高 | BS用の作業用シート |
| 貸借対照表 負債・純資産 | 当月残高 | BS用の作業用シート |
| 損益計算書 | 当月発生 | PL用の作業用シート |
| 製造原価報告書 | 当月発生 | PL用の作業用シート |
| 販売費及び一般管理費 | 当月発生 | PL用の作業用シート |
このAlteryxワークフローでは、まず左上の「Input Data」ツールで複数のCSVファイルを一括で読み込みます。次に「Select」ツールで必要な列を選び、「Filter」ツールで特定の条件に合致するデータのみを抽出し、最終的に「Output Data」ツールを使って、指定されたExcelシートのセル範囲にデータを自動で書き込みます。視覚的に分かりやすいアイコンをドラッグアンドドロップしてワークフローを作成していくので、プログラミングの専門的な知識は必要ありません。
一度このワークフローを構築すれば、毎月の手動でのコピペ作業は一切不要になります。毎月のルーティン作業をボタン一つで実行でき、作業の属人化を防ぎ、常に安定した品質を保証します。
ステップ② エクセル内の関数を計算
次に、エクセルを開いて保存し、ファイルを閉じます。エクセル内に記述されている関数が計算され、作業用シートに貼り付けられた数値がBSとPLのシートに自動で反映されます。
ステップ③ 数値の正確性を確認
最後に、数値が正しく反映されているか、Alteryxに以下の数値を確認させます。もし数値が一致しない場合はエラーが出るので、間違ったままの数値で分析をするなんてこともなくなります。
- BSの資産の部の合計と、負債及び純資産の部の合計
- PLの製造原価計と、製造原価明細書の製造原価計
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PLの販売費及び一般管理費と、販売費及び一般管理費明細書の販売費及び一般管理費
- PLの当期利益と、BSの繰越利益剰余金の前月・当月差分
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PLの製商品在庫差の当月金額と、BSの製商品の前月・当月差分
Alteryxに数値を確認させるワークフロー。数値が一致しない場合はエラーが出ます
Alteryxでこの設定を作成するのに約3時間かかりましたが、これまで手作業で1.5時間かかっていた作業が7.7秒で完了するようになりました。絶対間違えられない資料作りが自動化できるようになり、精神的な負荷も軽くなりました。
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