社長報告用の資料作成
はぁ～、また新しい月が始まった。僕は経理を担当して10年になるんですが、月の初めはいろいろあって大変なんです。特に大変なのが社長報告用の資料作成です。毎月、会計システムから作成される貸借対照表（BS）と損益計算書（PL）とは別に、既定の形式に加工した分析資料で報告しないといけないんです、しかも月初3稼働日までに。さらに、それまでに課長と部長にも確認してもらわないといけないし、指摘が入って修正することも考えると、毎月初日はこの資料作成から始まるんです。それに、今後の経営に関わる超重要資料なので、絶対に間違えられないんです。
分析資料を作るにはまず、社内のシステムから当月と前月１か月分の会計の数字をダウンロードして、社長報告用のBS とPLの定型の書式に落とさないといけないんですが、ダウンロードしたデータのままでは使えないんです。なのでいったん、ダウンロードしたCSVデータをエクセルの作業用シートにコピペする必要があるんです。ただ、CSVファイルは10ファイルもあって、これを一つずつ開いてはコピペして閉じる、開いてはコピペして閉じる、これを繰り返すんです。しかも膨大な数字の中から目的の数字をコピペするんですが、ここでコピペするセルを間違えると、最後に数字が合わなくなって最初からやり直しになるんで、神経を使うんです・・・。
こうして、このコピペ作業を何十回と繰り返すと、ようやく作業用のシートが完成します。作業用シートに入力した数字は、BS用のシートに自動で反映されるんで、BSの資産の部の合計と負債及び純資産の部の合計を確認して、一致していればBSの完成です。でも、まだPLが残っているんで、データダウンロードから作業用シートにコピペ、数字の確認をもう一回やんなきゃいけないんです。こうして出来上がったBS とPLを見て、ようやく次の分析に移ることができるんです。
ただ、このBS とPL の作成なんですが、実はAlteryxを導入したら、たったの7.7秒でできるようになったんです。さらに、数字の確認もしてくれるんで、正確性も担保されています。今では、資料作成で神経をすり減らすこともなくなったので、数字の分析に集中できるようになったんです。このAlteryxでのBS とPL の作成なんですが、とても簡単にできたんで、その方法を共有しますね。
1.5時間の作業が7.7秒に短縮。しかも正確性も担保する方法。
ステップ① ダウンロードしたデータから該当の数値をコピペ
まず初めに、BSとPLを作成するために必要な数値のコピペをAlteryxにさせます。Alteryxにコピー元ファイルの該当のセルを参照させ、作業用シートの該当のセルに貼り付けさせます。
コピー元のファイルは前月と当月の「貸借対照表 資産」「貸借対照表 負債・純資産」「損益計算書」「製造原価報告書」「販売費及び一般管理費」の合計10ファイルです。「貸借対照表 資産」「貸借対照表 負債・純資産」は当月残高をBS用の作業用シートに、「損益計算書」「製造原価報告書」「販売費及び一般管理費」は当月発生した数値をPL用の作業用シートに貼り付けさせます。
（表）コピー元ファイルとコピーする項目の、貼り付け先
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コピー元ファイル （前月・当月） |
コピーする項目 | 貼り付け先のファイル |
| 貸借対照表 資産 | 当月残高 | BS用の作業用シート |
| 貸借対照表 負債・純資産 | 当月残高 | BS用の作業用シート |
| 損益計算書 | 当月発生 | PL用の作業用シート |
| 製造原価報告書 | 当月発生 | PL用の作業用シート |
| 販売費及び一般管理費 | 当月発生 | PL用の作業用シート |
ステップ② エクセル内の関数を計算
次に、エクセルを開いて保存し、ファイルを閉じます。エクセル内に記述されている関数が計算され、作業用シートに貼り付けられた数値がBSとPLのシートに自動で反映されます。
ステップ③ 数値の正確性を確認
最後に、数値が正しく反映されているか、Alteryxに以下の数値を確認させます。もし数値が一致しない場合はエラーが出るので、間違ったままの数値で分析をするなんてこともなくなります。
- BSの資産の部の合計と、負債及び純資産の部の合計
- PLの製造原価計と、製造原価明細書の製造原価計
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PLの販売費及び一般管理費と、販売費及び一般管理費明細書の販売費及び一般管理費
- PLの当期利益と、BSの繰越利益剰余金の前月・当月差分
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PLの製商品在庫差の当月金額と、BSの製商品の前月・当月差分
Alteryxに数値を確認させるワークフロー。数値が一致しない場合はエラーが出ます
Alteryxでこの設定を作成するのに約3時間かかりましたが、これまで手作業で1.5時間かかっていた作業が7.7秒で完了するようになりました。絶対間違えられない資料作りが自動化できるようになって、本当に気が楽になりました。決算資料や各種資料の作成でお悩みの方は、ぜひ一度ご相談ください。
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