出張の日当金額で確認しないといけないこと
出張の旅費精算の確認って大変じゃないですか？ 社員が出張から戻ってくるたびに旅費精算の伝票ってまわってきますよね。公共交通機関の運賃は、駅名などからシステムが自動的に入力してくれるからいいんですけど、大変なのは出張の日当の金額なんです。
実は社内には会社独自の旅費規程があって、出張に行くと日当が出るんです。例えば、東京の拠点に在籍している社員が大阪のお客様の会社に出張に行くと日当が出るんですが、社員の役職によって金額が違うんです。もちろん東京から大阪なので出張になるんですが、大阪の拠点に在籍している社員が大阪のお客様の会社に行っても日当は出ません。在籍している拠点から100km以上が出張になって、100km未満だと業務上外出になるからなんです。ちなみに、東京からだと静岡県の熱海駅ぐらいが100kmで出張と外出の境目になります。
あと、北海道や九州への出張する場合は前日に出発することもあるんですが、前日が日曜日の場合は休日移動になって、しかも出発の時間が午前か午後かで金額が違うんです。さらに、出張から戻ってきた日が24時をまわって翌日になった場合も、日当が追加になります。
こんな感じで出張の日当の金額は、社員の役職、移動距離、出発した日、前日に出発した場合は午前か午後か、出張から戻ってきた日などを見て判断しなきゃいけないんですけど、システムが自動的に判断して入力してくれるわけではないので、経理担当が一つひとつ目で見て確認しなきゃいけなくて大変だったんです。
でも、Alteryx（アルテリックス）を導入したら、この日当の確認が自動化できて必要なくなったんです。Alteryxに社員マスタと旅費精算のデータ、役職別の日当表を連携させたら、自動的に日当を計算してくれるようになったんです。とても簡単にできたので、その方法を共有しますね。
Alteryxで日当の金額計算が自動化。確認が不要に
ステップ① 距離を計算して日当の有無を判断
まずは、Alteryxに日当が出るかどうかの判断をさせます。Alteryxでは、旅費精算のデータの駅名・路線と国土交通省の公開している路線データを組み合わせることで距離が算出できるので、それを社員マスタの在籍拠点と照らし合わせることで、日当が出るかどうかの判断ができるようになります。
ステップ② 申請者と社員マスタを照らし合わせて、参照する日当表を確定
次に、役職によって日当の金額が変わるので、参照する日当表を確定させます。ステップ①で連携した社員マスタから役職を判断させ、該当の日当表を参照させるようにします。
ステップ③ 旅費精算のデータから日当の金額を算出
最後に、日当の金額を算出させます。ステップ①で連携させた旅費精算データにある出発日と帰着日の時間と曜日から、ステップ②で確定させた日当表に基づき、出張の該当日数分の日当が自動的に算出されるようになります。
こんな感じで、Alteryxで旅費精算の自動計算のプロセスを作成しました。今では、社員から旅費精算の伝票が回ってきたらこのプロセスを実行するだけで、自動で日当の金額を算出してくれるようになりました。旅費精算の日当の金額計算でお悩みの方は、ぜひ一度ご相談ください。
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