帳票作成は現場で作業を行うと必ずと言っていいほど後ろについてくる面倒な作業です。
現地で撮影した写真を拡大、縮小、トリミングし指定のセルに貼り付ける。
数値を読み取りメモをして、事務所に帰ってから転記をする。
一度でも作成したことのある方は、そのような経験があると思います。
SmartBeeはそのような帳票作成を楽にするサービスではあるのですが、唯一実現していない項目があります。
それは数値の計算を行うこと。
此処で取った値と別の場所で取った値、これを組み合わせたいといった要望はそれなりにあります。
もちろん利用者にとってはそのような情報はすぐに画面で確認できるようにして欲しいと思うかもしれませんが、管理者はどうでしょうか。
複雑な計算式、どこから値を持ってくるのかを管理しなければならず、最終的には俗人化してしまいます。
そのため、SmartBeeではそのような複雑になるような設定を敢えてできないようにしています。
ではそのような計算したい方はどのように解決しているのでしょうか。
実はちょっとしたコツとしてエクセル上に計算式を残すといった方法があります。
初級編
例えば、"A1"のセルに出力された値と"A2"に出力された値の合計を"A3"に出したいとき、そのような場合は"A3"に『=A1+A2』と関数を入れることで出力することができます。
A3に入力した関数に対し、SmartBee側が干渉することはないのでIF文などの条件式を入力し、自由に帳票へ出力することができます。
中級編
では、SmartBeeで『ある一定の数字』が入力された場合に"A1"のセルに『OK』もしくは『NG』を出力したい場合はどのようにすればいいでしょうか。
そのような場合は、"A2"など何も出力しないセルに対し『背景と同色』文字で出力し、"A1"には"A2"を参照するような関数を入れることで解決することができます。
帳票は最終的に紙で印刷、もしくはPDF、Excelで保管するものになりますので見えなければ何を出力していようと問題ないということが多分にあります。そのようなことが許される場合は見えない色で出力してしまうというのも一つの手です。
上級編
ここまで来るとエクセルの話になってしまいますが、条件によってセルに色を付けるということも実現することができます。検索やさらに複雑な計算式などエクセルにすべてまとめることができるため値がどこを参照しているのか読み取りやすく俗人化を防ぐことができます。
また、帳票は作業ごとに紐づけることができるため、その計算式をそのまま別の作業で使うこともできます。
今回はここまでになりますが、ご紹介したコツはSmartBee以外でも役に立つかと思います。
それではまた、次回コラムでお会いしましょう。
SmartBee
作業項目や現場情報の一括管理を可能にするクラウドサービスです。
SmartBeeを導入すれば、管理業務の負担が減るばかりでなく、点検現場の状況をリアルタイムで把握でき、ミスやコスト削減につながります。
